推动电子文件归档工作的思考

张智涛


　　与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

　　纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：?

　　(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

　　(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。?

　　无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。?

　　纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。?

　　电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

　　清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。?

　　与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

　　由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。?

　　在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏，随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要，通过网络传输到全校，供广大师生员工共享。1998年，经与档案馆反复研究后，进一步完善了上网的报刊信息，加注了刊登文章的详细出处，相当于索引，并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝，与相应的电子文件一并归档，简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理，一般查询可利用电子档案，快捷方便，需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅，万一电子档案被损坏，相应的纸制裁档案还保存完好。

湖北省人民政府


湖北省人民政府令第236号


　　《湖北省价格监测管理办法》已经2002年10月8日省人民政府常务会议审议通过,现予公布,自2003年1月1日起施行。


　　　　　　　　　　　　　　省　长　张国光

　　　　　　　　　　　　　二○○二年十月十一日




湖北省价格监测管理办法


　　第一条　为科学、有效地组织和规范价格监测工作,保证价格监测数据的真实性、及时性,发挥价格监测在宏观经济调控和价格管理中的重要作用,根据《中华人民共和国价格法》等法律法规,结合本省实际,制定本办法。


　　第二条　本办法所称价格监测,是指县级以上人民政府价格主管部门对商品、服务价格和成本的变动进行跟踪、采集、分析和发布的活动。


　　第三条　县级以上人民政府价格主管部门负责本行政区域内的价格监测工作。
　　县级以上人民政府其他有关部门在各自的职责范围内,配合价格主管部门做好价格监测工作。


　　第四条　县级以上人民政府应当加强和支持价格监测工作的基础建设。
　　价格主管部门应根据价格监测工作的需要,建立完善价格监测网络,健全价格监测机构,配备相应的价格监测工作人员。


　　第五条　价格监测实行监测报告制度。省人民政府价格主管部门按照国家有关规定,结合本省经济活动的实际情况和价格调控的需要,制定全省统一的价格监测报告制度,报省人民政府批准后实施。


　　第六条　市、县人民政府价格主管部门按照全省统一的价格监测报告制度的要求,确定本行政区域内价格监测地区和定点价格监测单位,并可根据当地经济活动的实际情况和价格调控的需要,制定补充价格监测品种。


　　第七条　县级以上人民政府价格主管部门可根据价格监测报告制度的规定,指定有关单位和个人作为定点价格监测对象。
　　没有列入定点价格监测对象的其他单位和个人,有义务接受县级以上人民政府价格主管部门的临时性价格监测。


　　第八条　价格监测以周期性价格监测和定点监测为基础,并开展专项调查、临时性调查。


　　第九条　县级以上人民政府价格主管部门应向同级人民政府和上级价格主管部门定期报送价格监测和价格形势分析报告。


　　第十条　价格监测和价格形势分析报告应包括以下主要内容:
　　(一)被监测商品和服务价格及变化情况;
　　(二)被监测商品和服务成本变化情况;
　　(三)被监测商品和服务价格趋势预报预警;
　　(四)与被监测商品和服务价格有关的其他内容。


　　第十一条　县级以上人民政府价格主管部门根据需要,应定期或不定期向社会公布本行政区域内商品及服务价格监测资料。


　　第十二条　县级以上人民政府价格主管部门及其工作人员对依法取得的属于商业秘密的价格资料,应当保密。


　　第十三条　价格监测工作人员在执行价格监测公务时,应按照价格监测报告制度规定的内容、标准、方法、时间和程序进行。

　　价格监测工作人员在调查、采集价格资料时,必须出示价格监测员工作证件,使用统一的价格监测表。价格监测员工作证件和价格监测表由省人民政府价格主管部门印制。


　　第十四条　县级以上人民政府价格主管部门应当加强对价格监测工作人员的专业培训。价格监测工作人员应具备履行价格监测职责所需的专业知识。


　　第十五条　定点价格监测对象应当建立内部价格管理制度,按照价格主管部门的要求指定价格监测工作人员,负责本单位价格监测资料的收集与报告工作。


　　第十六条　定点价格监测对象应当按照价格监测报告制度的规定向有关价格主管部门报送价格监测资料。


　　第十七条　价格监测对象报送的价格监测资料必须真实,不得虚报、瞒报、不得伪造、篡改价格监测资料。


　　第十八条　定点价格监测对象需要了解所提供商品价格的全省平均水平及相关资料的,县级以上人民政府价格主管部门应当无偿提供。


　　第十九条　违反本办法规定,拒绝提供价格监测资料或者提供虚假价格监测资料的,由县级以上人民政府价格主管部门责令改正,拒不改正的,处以500元以下的罚款。


　　第二十条　县级以上人民政府价格主管部门未按规定对价格监测对象提供资料的,由上级价格主管部门责令改正;拒不改正的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分。


　　第二十一条　县级以上人民政府价格主管部门及其工作人员泄露秘密、滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的,对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。


　　第二十二条　本办法自2003年1月1日起施行。